Ehrlicher Vergleich

Kostenlose Zeiterfassung-App: Was sie wirklich leistet

Viele Selbstständige und kleine Betriebe suchen nach einer kostenlosen Zeiterfassung-App. Das ist verständlich, denn niemand gibt gern Geld aus, wenn es auch ohne geht. Aber was leisten kostenlose Tools wirklich, wo liegen die versteckten Risiken, und ab wann lohnt sich der Umstieg auf eine bezahlte Lösung? Dieser Artikel gibt ehrliche Antworten.

Wer nach einer kostenlosen Zeiterfassung-App sucht, hat gute Gründe: Der Betrieb läuft, die Zeit ist knapp, und jeder Euro zählt. Gleichzeitig ist Zeiterfassung in Deutschland keine Kür mehr, sondern Pflicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten bereits jetzt erfassen müssen. Eine App, die Ihre Daten nicht zuverlässig schützt, wird zum Risiko.

Dieser Artikel zeigt ehrlich, was kostenlose Tools leisten, wo ihre Grenzen liegen und warum ein 30-tägiger kostenloser Test mit voller Funktionalität ein smarter Einstieg sein kann.

Was bedeutet “kostenlos” wirklich?

Kostenlos ist nie wirklich kostenlos. Jede App muss irgendwie finanziert werden. Bei kostenlosen Zeiterfassungs-Apps gibt es typischerweise vier Modelle:

1. Werbefinanzierung

Die App ist gratis, zeigt dafür Werbeanzeigen. Das ist beim Zeitstempeln unschön, bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten aber auch ein Datenschutzproblem.

2. Datenverkauf

Die App sammelt Nutzungsdaten und Arbeitszeitinformationen, die an Dritte verkauft werden. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten nach DSGVO. Sie dürfen nicht ohne Einwilligung an Dritte weitergegeben werden.

3. Freemium mit Limits

Die Basisversion ist kostenlos, aber auf 1 oder 2 Mitarbeiter begrenzt, Exporte kosten extra, das Audit-Log fehlt, oder der Support ist nur für zahlende Kunden. Wer wächst, zahlt dann doch.

4. Testphase als “kostenlos”

Seriöse Anbieter bieten eine echte Testphase mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Das ist transparentes Marketing, kein Trick. TimeTic funktioniert nach diesem Modell: 30 Tage alle Funktionen, dann entscheiden Sie.

Wo kostenlose Apps an ihre Grenzen stossen

Die meisten dauerhaft kostenlosen Zeiterfassungs-Apps haben strukturelle Schwächen, die gerade für kleine Betriebe mit Angestellten problematisch sind.

Kein Audit-Log

Das gravierendste Problem: Ohne unveränderliches Prüfprotokoll können Zeiten nachträglich geändert werden, ohne dass eine Spur hinterbleibt. Das Bundesarbeitsgericht und der EuGH verlangen ein objektives und zuverlässiges System. Nachträgliche Änderungen ohne Protokoll sind das Gegenteil davon.

Keine DSGVO-Garantien

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten nach der DSGVO. Eine rechtskonforme Lösung muss:

Daten auf Servern innerhalb der EU speichern
Aufbewahrungsfristen einstellbar machen
Ein Verarbeitungsverzeichnis führen können
Bei Bedarf einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) anbieten

Kostenlose Apps, die in den USA oder anderswo hosten, erfüllen diese Anforderungen selten.

Keine Exporte für die Lohnabrechnung

Ohne Export als PDF oder CSV müssen Sie Stunden manuell übertragen, was Fehler produziert und Zeit kostet. Gute kostenlose Apps bieten eingeschränkte Exporte oder sperren sie hinter einem Paywall.

Kein Support

Wenn ein Mitarbeiter sich nicht einstempeln kann, oder wenn Daten verloren gehen, sind Sie allein. Für geschäftskritische Prozesse ist das ein ernstes Risiko.

Keine GPS-Verifikation

Bei Außendienstmitarbeitern oder Teams an mehreren Standorten ist die GPS-Überprüfung beim Einstempeln wichtig. Kostenlose Apps bieten diese Funktion selten.

Warum rechtliche Anforderungen die Wahl beeinflussen

Die Zeiterfassungspflicht in Deutschland ist kein zukünftiges Risiko, sondern Gegenwart. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten bereits jetzt erfassen müssen. Die Grundlage ist das EuGH-Urteil C-55/18 vom 14. Mai 2019.

Das Gericht definiert drei Kriterien, die jedes Zeiterfassungssystem erfüllen muss:

Objektiv: Zeiten werden automatisch erfasst, nicht manuell eingetragen
Zuverlässig: Daten können nicht nachträglich ohne Protokoll geändert werden
Zugänglich: Sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter können die Daten einsehen

Eine kostenlose App ohne Audit-Log erfüllt das Kriterium “zuverlässig” nicht. Sie trägt als Arbeitgeber das Risiko, wenn bei einer Kontrolle durch die Arbeitsinspektion Ihre Zeiterfassung als unzureichend eingestuft wird.

Mehr zur gesetzlichen Lage finden Sie in unserem Leitfaden zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland.

Wann eine kostenlose Loesung ausreicht

Seien wir ehrlich: Für bestimmte Situationen reicht eine kostenlose Lösung wirklich aus.

Szenarien, wo kostenlos funktioniert

Nur Sie selbst, keine Angestellten. Ein Selbstständiger, der seine eigene Arbeitszeit für Kunden erfasst, hat andere Anforderungen als ein Arbeitgeber mit Beschäftigten. Für die eigene Stundendokumentation genügt auch eine einfache App oder eine Tabelle.

Sehr kurzfristiger Test. Wenn Sie herausfinden wollen, ob digitale Zeiterfassung grundsätzlich zu Ihrem Betrieb passt, bevor Sie irgendetwas kaufen, ist ein kostenloser Test das Richtige.

Projekt ohne rechtliche Anforderungen. Manche Branchen, Freelancer oder Projektteams erfassen Zeit nur für interne Kalkulation ohne rechtliche Verpflichtung.

Szenarien, wo kostenlos nicht ausreicht

Arbeitgeber mit einem oder mehr Angestellten: DSGVO und Arbeitszeitrecht gelten sofort
Mehrschicht- oder Außendienstbetriebe: GPS und Prüfprotokoll sind essenziell
Branchen mit Kontrolldruck (Gastronomie, Logistik, Pflege, Bau): die Inspektion prüft regelmäßig
Betriebe, die Daten für die Lohnabrechnung exportieren: kostenlose Tools sperren das oft

Die smarte Alternative: kostenlos starten, guenstig bleiben

Anstatt eine dauerhaft kostenlose App mit Einschränkungen zu suchen, gibt es eine bessere Strategie: 30 Tage kostenlos starten mit voller Funktionalität, dann zum günstigsten Tarif wechseln.

Das ist kein Kompromiss, sondern der smarte Einstieg. Sie testen das System unter echten Bedingungen, ohne Abstriche beim Funktionsumfang. Und wenn Sie nach 30 Tagen wechseln möchten, haben Sie nichts verloren.

Wenn Sie schauen, was eine dauerhaft kostenlose App an rechtlichen Risiken produziert (eine Inspektion, ein Arbeitsrechtsstreit, ein Datenschutzproblem), sind 7 Euro pro Monat keine Ausgabe, sondern eine Versicherung.

Kostenlos oder billig: der wahre Unterschied

Kostenlos wird kostenpflichtig

Eine kostenlose App ist selten ein Endpunkt. Das Geschäftsmodell dahinter ist einfach: Zuerst bindet man Ihr Team an das Tool, dann kommen die Einschränkungen. Plötzlich liegt der Export-Button hinter einer Bezahlschranke, der Preis steigt, oder der kostenlose Tarif wird ohne Vorwarnung eingestellt. Bis dahin liegen Ihre Daten und die Gewohnheiten Ihres Teams bereits fest in diesem einen System verankert, und ein Wechsel wird aufwendig. Genau diese Abhängigkeit führt zu Überraschungen: eine unerwartete Rechnung, im ungünstigsten Moment.

Wer billig kauft, kauft zweimal

Auch das Gegenteil gilt. Ein Tool, das spottbillig ist, weil es bei Audit-Log, DSGVO-Garantien oder Exporten spart, kostet Sie später ein Vielfaches: ein Bußgeld der Arbeitsschutzbehörde, Stunden manueller Arbeit für korrekte Berichte, oder eine erzwungene Migration zu einem neuen Anbieter. Die günstigste Lösung ist nicht die mit dem niedrigsten Monatspreis, sondern die mit den niedrigsten Gesamtkosten über ein Jahr.

Transparenz als entscheidender Faktor

Ein fairer, fester Komplettpreis ist kein Luxus, sondern die sicherste Wahl. Bei TimeTic wissen Sie im Voraus, was Sie zahlen: ab 7 Euro pro Monat für ein kleines Team, alle Funktionen inklusive, und ohne versteckte Aufpreise. Kein Funktionsumfang, der plötzlich kostenpflichtig wird, kein Aufpreis pro Standort. Das ist der wahre Unterschied zwischen kostenlos und bezahlbar.

Was TimeTic kostet und bietet

TimeTic ist eine digitale Stechuhr: Mitarbeiter stempeln per QR-Code, PIN-Code, Web-App oder mobiler App ein und aus, auf Smartphone und Tablet. Es gibt keine physische Hardware, keine Installation durch einen Techniker, keine standortgebundenen Kosten.

Preise (netto, ohne MwSt.)

Starter: 1-3 Mitarbeiter, 7 Euro/Monat (jährlich) oder 9 Euro/Monat
Growth: 4-10 Mitarbeiter, 14 Euro/Monat (jährlich) oder 18 Euro/Monat
Pro: 11-25 Mitarbeiter, 26 Euro/Monat (jährlich) oder 32 Euro/Monat
Enterprise: 25+ Mitarbeiter, individueller Preis

Was jeder Plan enthält

Alle Abonnements beinhalten ohne Aufpreis: QR-Code-Stempeln, PIN-Stempeln, mobile App für iOS und Android, GPS-Verifikation, Pausenerfassung, Live-Anwesenheitsuebersicht, Exporte als PDF und CSV, manipulationssicheres Audit-Log und DSGVO-konforme Speicherung in der EU.

Keine Extrakosten für Standorte, keine Lizenzgebühren für bestimmte Funktionen.

Einen detaillierten Preisvergleich mit klassischen Stempeluhren finden Sie im Artikel über günstige Zeiterfassung.

Schritt fuer Schritt: So starten Sie kostenlos

Der Start mit TimeTic dauert weniger als 15 Minuten:

Konto erstellen unter app.timetic.app/de/register, keine Kreditkarte erforderlich
Mitarbeiter einladen: per E-Mail oder direkt in der App
QR-Code generieren: für jeden Standort, ausdrucken oder auf Tablet anzeigen
Erstes Einstempeln: Mitarbeiter scannt den QR-Code, Zeitstempel wird sofort in der Cloud gespeichert
Bericht abrufen: nach der ersten Woche einen Wochenexport abrufen und mit der Lohnabrechnung vergleichen

Nach 30 Tagen wissen Sie, ob das System zu Ihrem Betrieb passt, und können bewusst entscheiden.

Wenn Sie aktuell noch mit einer Excel-Tabelle arbeiten, lesen Sie auch unseren Artikel über die Excel-Alternative für die Zeiterfassung.

Haeufig gestellte Fragen

Ist TimeTic kostenlos?

TimeTic ist nicht dauerhaft kostenlos. Sie erhalten eine 30-tägige Testphase mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Danach startet das günstigste Abonnement bei 7 Euro pro Monat für 1 bis 3 Mitarbeiter. Das ist kein verstecktes Geschäftsmodell, sondern ein faires Angebot für eine rechtssichere Lösung.

Gibt es einen kostenlosen Tarif bei TimeTic?

Es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Stattdessen bietet TimeTic 30 Tage kostenlose Testphase mit allen Funktionen: QR-Code, PIN, App, GPS, Pausen, Audit-Log, Exporte und DSGVO-konforme EU-Speicherung. Nach der Testphase wählen Sie ein passendes Abonnement.

Was umfasst die 30-Tage-Testphase?

Alle Funktionen sind während der Testphase vollständig verfügbar: Einstempeln per QR-Code oder PIN, mobile App für iOS und Android, GPS-Verifikation, Pausenerfassung, Live-Anwesenheitsuebersicht, Exporte als PDF und CSV, manipulationssicheres Audit-Log und DSGVO-konforme Speicherung in der EU. Kein abgespeckter Demo-Modus.

Brauche ich eine Kreditkarte für die Testphase?

Nein. Die 30-Tage-Testphase startet ohne Kreditkarte, ohne Zahlungsdaten, ohne automatische Verlängerung. Sie entscheiden nach 30 Tagen bewusst, ob Sie weitermachen wollen.

Sind kostenlose Zeiterfassung-Apps DSGVO-konform?

Häufig nicht. Kostenlose Apps finanzieren sich oft über Datenverkauf oder speichern Daten auf Servern außerhalb der EU. Eine DSGVO-konforme Lösung muss EU-Hosting, einstellbare Aufbewahrungsfristen und ein Verarbeitungsverzeichnis bieten. Prüfen Sie das immer, bevor Sie Mitarbeiterdaten eingeben.

Was passiert nach den 30 Tagen?

Nach der Testphase erhalten Sie eine E-Mail mit Abooptionen. Wenn Sie kein Abonnement abschließen, werden Ihre Daten nach einer Karenzzeit gelöscht. Es gibt keine automatische Abbuchung. Sie behalten die volle Kontrolle.

Kann ich statt einer App auch Excel zur Zeiterfassung nutzen?

Nein, nicht auf eine Weise, die einer Prüfung standhält. Excel ist technisch möglich, aber erfüllt die gesetzlichen Kriterien gemäß EuGH C-55/18 und BAG-Urteil nicht: Tabellen sind nachträglich spurlos änderbar, eine gelöschte Zeile hinterlässt keinen Nachweis, Formelfehler führen zu falschen Löhnen, und bei einem Lohn- oder Kündigungsstreit steht man ohne Audit-Trail rechtlich schwach da. Das Risiko trägt allein der Arbeitgeber. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel über die Excel-Alternative für die Zeiterfassung.

Reicht eine kostenlose App für die gesetzliche Zeiterfassungspflicht?

Meistens nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 bestätigt, dass Arbeitgeber Arbeitszeiten objektiv, zuverlässig und zugänglich erfassen müssen. Kostenlose Apps ohne Audit-Log oder DSGVO-Garantien erfüllen diese Kriterien oft nicht. Das Risiko trägt der Arbeitgeber.

Für wen reicht eine kostenlose Lösung aus?

Für Selbstständige ohne Angestellte, die nur ihre eigene Zeit tracken, kann ein kostenloses Tool ausreichen. Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen, empfehlen wir eine rechtssichere Lösung mit Audit-Log und DSGVO-Konformität. Die Kosten ab 7 Euro pro Monat sind im Verhältnis zu den rechtlichen Risiken minimal.

Gibt es kostenlose Zeiterfassung für kleine Teams?

Viele Tools werben mit kostenlosem Einstieg, begrenzen dann aber die Mitarbeiteranzahl auf 1 bis 2, entfernen den Export oder zeigen Werbung. Für Teams ab 2 Mitarbeitern ist eine bezahlte Lösung wie TimeTic in der Regel günstiger als die Summe der Kompromisse aus dem kostenlosen Plan.

Jetzt 30 Tage kostenlos testen: Starten Sie mit TimeTic, ohne Kreditkarte, ohne Risiko. Richten Sie Ihre erste rechtssichere Zeiterfassung in weniger als 15 Minuten ein.