Gratis tijdsregistratie app: wat kost gratis echt?
Tientallen apps beloven gratis tijdsregistratie. Maar gratis betekent zelden: niets betalen. Het betekent limieten op gebruikers, advertenties, geen auditlog of data die buiten Europa wordt opgeslagen. In dit artikel leggen we uit wat een gratis tijdsregistratie-app écht kost, wanneer het volstaat en wanneer niet, en waarom 30 dagen gratis proberen met alle functies verstandiger is dan een permanent gratis tool met juridische blinde vlekken.
Zoek je een gratis tijdsregistratie-app? Je bent niet alleen. Elke week zoeken honderden Belgische zaakvoerders naar een manier om de uren van hun medewerkers bij te houden zonder daarvoor te betalen. Logisch: de marges zijn krap, de administratie is al zwaar genoeg.
Maar gratis is zelden gratis. Achter het label “gratis” gaan doorgaans limieten, risico’s of compromissen schuil die pas later pijn doen. In dit artikel leggen we eerlijk uit wat een gratis tijdsregistratie-app je écht kost, wanneer het een goede keuze is en wanneer je beter kiest voor een betaalbare maar betrouwbare oplossing.
Wat bedoelt iedereen met “gratis”?
Er zijn drie soorten “gratis” op de markt voor tijdsregistratie-apps.
Permanent gratis met functiebeperkingen. De basisversie is gratis, maar alles wat er echt toe doet (exports, auditlog, GDPR-garanties, support) zit achter een betaalmuur. Voor een werkgever met personeel betekent dat: je hebt de juridisch vereiste functies niet.
Freemium met gebruikerslimieten. Gratis tot twee of drie medewerkers. Zo gauw je vierde medewerker start, betaal je alsnog. Nuttig om te testen, maar zelden houdbaar voor een team dat groeit.
Volledig gratis, met een addertje. De app is gratis omdat je het product bent. Data worden geanalyseerd of verkocht, er zijn advertenties, of de servers staan buiten de EU met alle GDPR-gevolgen van dien.
Een vierde categorie bestaat ook: een volwaardige proefperiode van 30 dagen, zonder functiebeperkingen en zonder kredietkaart. Dat is geen blijvend gratis model, maar het is de eerlijkste manier om een app echt uit te proberen voordat je betaalt.
Wat gratis tijdsregistratie-apps typisch missen
Voor een zelfstandige die zijn eigen uren bijhoudt, kan een gratis app prima werken. Maar voor een werkgever met personeel zijn er serieuze aandachtspunten.
Geen onwijzigbaar auditlog
De meeste gratis tools laten toe dat registraties achteraf worden aangepast zonder dat daar een spoor van is. De sociale inspectie kijkt daar naar: als een werkgever gegevens kan aanpassen zonder audittrail, zijn de registraties niet objectief en betrouwbaar in de zin van de wet.
Geen GDPR-garanties
GDPR verplicht je als werkgever om een verwerkersovereenkomst te hebben met de tool die je gebruikt. Gratis apps bieden die zelden aan. Bovendien staan de servers vaak buiten de EU, wat de datatransfer GDPR-problematisch maakt.
Geen correctiebeheer
Als een medewerker vergeet in te klokken, heb je een gestructureerde workflow nodig: de werkgever past de registratie manueel aan, maar die correctie moet zichtbaar zijn voor de werknemer. Gratis apps hebben dat vrijwel nooit.
Geen of beperkte exports
Voor je sociaal secretariaat, je boekhouder of een loonbrief heb je exporteerbare rapporten nodig. In PDF of CSV. De meeste gratis versies blokkeren die functie of beperken ze tot een of twee formats.
Geen support
Bij technische problemen op maandagochtend sta je alleen. Gratis apps bieden vrijwel nooit telefonische of chat-ondersteuning. Betaalde tools hebben doorgaans een helpdesk of documentatie.
Wanneer volstaat een gratis app?
Gratis tijdsregistratie is acceptabel in een beperkt aantal situaties.
Je bent zelfstandige zonder personeel. Je wilt voor jezelf bijhouden hoeveel uur je aan projecten besteedt, puur voor je eigen boekhouding. Je hebt geen wettelijke verplichting als werknemer van jezelf.
Je hebt maximaal twee of drie medewerkers en wil gewoon verkennen. Een korte testperiode om te zien of digitale tijdsregistratie iets voor jouw bedrijf is, is prima via een gratis proefabonnement.
Het is echt tijdelijk, minder dan een maand. Bijvoorbeeld een seizoensmedewerker voor twee weken. Maar let op: ook dan gelden de wettelijke verplichtingen.
In alle andere gevallen, met name als je meerdere medewerkers hebt, als je gegevens exporteert voor de loonverwerking, of als je bij een inspectie wil kunnen aantonen dat je registratie klopt, is een gratis tool te risicovol.
De verborgen juridische kosten van gratis
Het Europees Hof van Justitie heeft in arrest C-55/18 van 14 mei 2019 vastgelegd dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem van tijdsregistratie in te voeren. België werkt stap voor stap naar een algemene verplichting toe, naar verwachting volledig van kracht in 2027.
Een gratis app die geen auditlog bijhoudt, voldoet niet aan het criterium “objectief”. Een app waarvan de data buiten de EU staat, voldoet niet aan GDPR. Een app zonder exportfunctie is niet “toegankelijk” voor de inspectie.
Als je bij een sociale inspectie geen betrouwbare registraties kunt voorleggen, riskeer je boetes. Die kosten een veelvoud van wat een degelijke app per maand kost. Een goedkope prikklok-app die wel juridisch sluitend is, is al beschikbaar vanaf €7 per maand.
Gratis vs. goedkoop: het echte verschil
Het verschil tussen een gratis app en een professionele app voor €7 per maand is niet de prijs. Het is de zekerheid.
| Gratis app | TimeTic Starter (€7/maand) | |
|---|---|---|
| Onwijzigbaar auditlog | Zelden | Ja |
| GDPR-conforme EU-opslag | Niet gegarandeerd | Ja |
| Verwerkersovereenkomst | Zelden beschikbaar | Ja |
| Export naar PDF en CSV | Beperkt of niet | Ja |
| Correctiebeheer met log | Nee | Ja |
| Support | Geen | Chat en documentatie |
| QR, PIN, app, GPS | Deels | Alles inbegrepen |
| Maximale gebruikers gratis | 1-3 (dan opnieuw betalen) | 30 dagen gratis, dan €7/maand |
Het verschil per dag: €0,23. Dat is de extra kost van juridische zekerheid ten opzichte van de alternatieven.
Gratis wordt op termijn betalend
Een gratis app is zelden een eindstation. Het verdienmodel is eenvoudig: eerst haak je je team binnen, daarna komen de beperkingen. Plots zit de exportknop achter een betaalmuur, stijgt de prijs, of wordt het gratis plan stopgezet. Tegen dan staan je gegevens en de gewoontes van je team al in die ene tool, en is overstappen lastig. Net die afhankelijkheid zorgt voor verrassingen: een rekening waar je niet op rekende, net op het moment dat het slecht uitkomt.
Goedkoop wordt duurkoop
Het omgekeerde geldt ook. Een tool die spotgoedkoop is omdat hij bespaart op een auditlog, GDPR-garanties of exports, kost je later een veelvoud. Een boete van de sociale inspectie, uren handwerk om alsnog correcte rapporten te maken, of een gedwongen migratie: goedkoop wordt dan duurkoop. De voordeligste oplossing is niet die met de laagste maandprijs, maar die met de laagste totale kost over een jaar.
Daarom is een eerlijke, vaste prijs met alles inbegrepen geen luxe maar net de veiligste keuze. Bij TimeTic weet je vooraf wat je betaalt, krijg je alle functies, en zijn er geen verrassingen achteraf: geen functies die plots betalend worden, geen meerkost per locatie.
30 dagen gratis proberen: de slimste start
TimeTic biedt geen permanent gratis abonnement. Wel een proefperiode van 30 dagen met alle functies, zonder kredietkaart. Dat is bewust zo gekozen: je kan een tijdsregistratiesysteem pas echt beoordelen als je het een paar weken echt gebruikt.
Tijdens de proef heb je toegang tot:
- QR-code inklokken (via een unieke code per locatie)
- Pincode-inklokken
- Mobiele app voor iOS en Android
- GPS-registratie per inkloking
- Pauzeregistratie
- Live aanwezigheidsoverzicht
- Export naar PDF en CSV
- Onwijzigbaar auditlog
- GDPR-conforme opslag in de EU
Je voegt medewerkers toe, ze downloaden de app en de eerste inkloking staat er binnen een kwartier. Geen technicus, geen hardware-investering, geen configuratievergadering.
Wat kost TimeTic na de proefperiode?
Na 30 dagen kies je zelf of je een abonnement wil activeren. Er is geen automatische omzetting. De prijzen, exclusief 21% btw:
- Starter (1-3 medewerkers): €7/maand (jaarlijks) of €9/maand
- Growth (4-10 medewerkers): €14/maand (jaarlijks) of €18/maand
- Pro (11-25 medewerkers): €26/maand (jaarlijks) of €32/maand
- Enterprise (25+ medewerkers): prijs op maat
Elk plan bevat alle functies: QR, pincode, app, GPS, pauzes, live aanwezigheid, exports, auditlog en GDPR-conformiteit. Geen extra licenties per locatie, geen verborgen kosten.
Voor een team van 8 medewerkers is dat €14 per maand, een kost die je bij de eerste loonverwerking terugverdient door de tijd die je bespaart op handmatige urenadministratie.
Wil je ook weten wat een goedkope prikklok-app verder inhoudt of vergelijken met klassieke hardware? Lees dan ons artikel over de werkelijke kostenstructuur van prikklokken.
Overweeg je om te starten vanuit een Excel-bestand? Dan is ons artikel over prikklok Excel-alternatieven een goede volgende stap.
Start vandaag gratis: Probeer TimeTic 30 dagen gratis, geen kredietkaart nodig.
Veelgestelde vragen
Is TimeTic gratis?
TimeTic is niet permanent gratis. Je krijgt 30 dagen volledige toegang zonder kredietkaart. Daarna kies je een abonnement: Starter (1-3 medewerkers) kost €7/maand (jaarlijks). Er is geen blijvend gratis abonnement, maar de laagste prijs is bewust laag gehouden voor kleine teams.
Is er een gratis abonnement?
Nee, TimeTic heeft geen permanent gratis abonnement. Er is wel een gratis proefperiode van 30 dagen met alle functies inbegrepen. Na afloop betaal je vanaf €7/maand voor 1 tot 3 medewerkers. Dat is minder dan een koffie per week.
Wat zit er in de gratis proefperiode?
Tijdens de 30 dagen durende proef heb je toegang tot alle functies: QR-code inklokken, pincode, mobiele app (iOS en Android), GPS-registratie, pauzes, live aanwezigheidsoverzicht, exports naar PDF en CSV, auditlog en GDPR-conforme EU-opslag. Geen beperkingen op functies, geen wachtrij voor support.
Heb ik een kredietkaart nodig om te starten?
Nee. Je start de gratis proefperiode van 30 dagen zonder opgave van betaalgegevens. Pas als je na de proef verder wilt, kies je een abonnement en vul je betaalgegevens in.
Zijn gratis tijdsregistratie-apps veilig?
Niet altijd. Veel gratis apps slaan data op buiten de EU, bieden geen auditlog en verdienen hun geld via advertenties of door gebruikersdata te verkopen. Voor Belgische werkgevers is dat problematisch: de wet verlangt objectieve, betrouwbare registratie en GDPR-conforme dataveiligheid.
Kan ik gewoon een gratis Excel-sjabloon gebruiken?
Nee, niet als je rekent op juridische bescherming. Een Excel-bestand voldoet niet aan de wettelijke criteria van EU-arrest C-55/18: elke cel is achteraf aanpasbaar zonder auditspoor, er zijn geen automatische tijdstempels en niet-traceerbare registraties zijn waardeloos bij een sociale inspectie. Boetes lopen op per werknemer. Bij een loon- of ontslaggeschil sta je zonder audittrail juridisch zwak. Lees meer over de beperkingen van een prikklok in Excel.
Wat gebeurt er na 30 dagen?
Na de proefperiode gaat TimeTic niet automatisch over naar een betaalabonnement. Je krijgt een melding en kiest zelf of je een abonnement wil activeren. Kies je niet, dan worden je gegevens bewaard gedurende een redelijke termijn zodat je ze eventueel nog kunt raadplegen.
Is een gratis tijdsregistratie-app GDPR-conform?
Dat hangt af van de app. De Europese GDPR verplicht verwerkingsverantwoordelijken om persoonsgegevens veilig op te slaan, bewaartermijnen in te stellen en werknemers recht op inzage te geven. Veel gratis tools bieden die garanties niet. Controleer altijd waar de data wordt opgeslagen en of er een verwerkersovereenkomst beschikbaar is.
Werkt TimeTic ook op smartphone en tablet?
Ja. Medewerkers klokken in via de iOS- of Android-app op hun eigen smartphone. Je kunt ook een tablet aan de muur hangen als gedeeld inklokpunt met een QR-code of pincode. Eén abonnement dekt alle toestellen en locaties.